Делопроизводство Экономика

 
     
Главная страница
Введение
Оформление организационно-распорядительных документов
Оформление видов организационно-распорядительных документов
Организация документооборота. Документопотоки
Регистрация и контроль исполнения документов
Краткая характеристика систем электронного документооборота
Систематизация документов и подготовка дел к передаче на хранение в государственные архивы
Персональный компьютер в работе секретаря-референта
Приложения


Реклама:

Оформление организационно-распорядительных документов

Оформление переменных реквизитов



Оформление переменных реквизитов

09. Дата - один из реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа.

Дата подписания является датой приказа, указания, распоряжения письма, справки, докладной или объяснительной записки, заявления, договора.

Дата принятия коллегиальным органом является датой постановления, решения.

Дата утверждения является датой устава, положения, инструкции, правил, плана, отчета.

Дата зафиксированного события является датой акта, протокола.

Реквизит «Дата документа» оформляется цифровым способом, т.е. тремя парами арабских цифр (день, месяц, год). Например: 05.05.99 или 24.05.99 или 25.12.991.

Дата документа проставляется при регистрации документа до обозначения «№» в постоянной части реквизита, изображенной на бланке. Например:

10. Реквизит «Регистрационный номер» проставляется при регистрации документа после обозначения «№» в постоянной части реквизита, изображенной на бланке. Например2:

11. Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» проставляется в ответном письме в постоянной части реквизита, изображенной на бланке. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа. Например:

12. Реквизит «Место составления или издания документа» указывают в соответствии с принятым территориально-административным делением, а также общепринятыми географическими сокращениями3. Для юридического лица местом составления или издания документа является место его нахождения, которое определяется местом его юридической регистрации. Место составления или издания не указывается, если оно включено в состав наименования организации. Например: «Московский государственный технический университет».

13. Наличие в документе реквизита «Гриф ограничения доступа к документу» свидетельствует об особом характере информации, ограничивающей круг лиц, имеющих доступ к документу. Целью ограничения доступа к информации, содержащейся в документе, является защита служебной и коммерческой документированной информации, неправомерное обращение к которой может нанести различного рода ущерб ее собственнику, владельцу, пользователю или иному лицу.

Отнесение информации к государственной тайне осуществляется в соответствии с Федеральным законом «О государственной тайне» (1993), в котором установлены степени секретности: «особой важности», «совершенно секретно», «секретно». Грифом ограничения доступа к документу является и гриф «для служебного пользования».

Частные коммерческие структуры доступа к государственной тайне не имеют и применяют другие обозначения ограничения доступа к информации.

Реквизит наносится без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа. Например:

Конфиденциально

или

КТ4

Гриф ограничения доступа к документу при необходимости может дополняться номером экземпляра документа. Например:

Конфиденциально

Экз. 2

14. Документ адресуется организациям, структурным подразделениям организации, должностным лицам, физическим (частным) лицам. Соответственно, существуют 4 варианта адресации.

При адресации юридическому лицу («На имя организации») указывается наименование организации с прописной буквы в именительном падеже5. Например:

При адресации структурному подразделению юридического лица («В такой-то отдел такой-то фирмы») указывается наименование организации с прописной буквы в именительном падеже и наименование структурного подразделения на новой строке с прописной буквы в именительном падеже6. Например:

Первый и второй вариант адресации не могут использоваться при оформлении ответного письма.

При адресации руководителю организации или его заместителю указывается наименование должности с прописной буквы в дательном падеже (кому?) и наименование организации в родительном падеже (чего?). Буквенные аббревиатуры (сокращения) и наименования организаций, данные в кавычках, по падежам не изменяются. После наименования организации или наименования структурного подразделения точка (.) не ставится. Фамилия должностного лица указывается на новой строчке в дательном падеже, после фамилии - инициалы. Например:

или

При адресации руководителю структурного подразделения (например, начальнику отдела) или лицу, должностной ранг которого ниже, указывается наименование организации с прописной буквы в именительном падеже, на следующей строке - наименование должности с прописной буквы в дательном падеже. Фамилия должностного лица указывается на новой строчке в дательном падеже, после фамилии - инициалы. Например:

При адресации должностному лицу допускается использовать не включенные в ГОСТ Р 6.30-97 вежливые обращения. В этом случае перед фамилией со строчной буквы указывается только «г-ну» или «г-же». В военных и правоохранительных структурах принято уставное обращение «товарищ» («тов.» или «т.»).

В состав реквизита при необходимости может входить почтовый адрес. Составные части почтового адреса указывают в последовательности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи».

Документ не должен содержать более четырех адресатов (в этом случае они располагаются один под другим). Слово Копия перед вторым, третьим и четвертым адресатом не указывают.

При наличии более четырех адресатов необходимо составлять список рассылки.

При адресации частному лицу, аналогично оформлению конверта, указывается почтовый индекс, город, область (если город областного подчинения), улица, номер дома и номер квартиры. Фамилия и инициалы получателя фиксируются на отдельной строке. Например:

15. «Гриф утверждения документа» - реквизит, указывающий на нормативный или правовой характер его содержания. Утверждение документа свидетельствует о распространении его действий на определенный круг учреждений или должностных лиц. Утверждение документа осуществляется двумя способами:

  • путем проставления личной подписи должностного лица;
  • путем издания распорядительного документа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек, без двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, инициалов и фамилии (расшифровки подписи), даты утверждения. Например:

Наименование организации в наименование должности не включается в том случае, если документ утверждается руководителем той организации, бланк которой использован при его оформлении.

Дату утверждения вписывают от руки после проставления личной подписи.

При утверждении распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, указанием) гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек, без двоеточия) и наименования вида утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера, т.е. ссылки на ОРД. Например:

Наименование организации в наименование должности не включается в том случае, если распорядительный документ издан той организацией, бланк которой использован при оформлении утверждаемого документа.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении.

16. Реквизит «Резолюция» оформляется соответствующим должностным лицом от руки на подлиннике документа и содержит указание по исполнению данного документа.

Реквизит «Резолюция» включает в себя фамилию (фамилии) и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, дату рассмотрения документа и личную подпись должностного лица, наложившего резолюцию. Тот исполнитель, чья фамилия указана первой, является ответственным исполнителем.

Например:

Срок исполнения указывается только цифровым способом (тремя парами арабских цифр). Например: до 15.06.99 или к 15.06.99 или Срок 15.06.99. Другие способы фиксации срока исполнения («срок две недели», «срок 10 дней» и т.п.) не допускаются.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Оформление резолюции на отдельном листе предполагает подготовку отпечатанного проекта резолюции и, при необходимости, внесение в него исправлений руководителем от руки.

17. Заголовок - краткое содержание - отвечает на вопрос «о чем (о ком)?», начинается с прописной буквы с предлогов «О» или «Об», занимает не более двух строк7. После заголовка точка (.) не ставится, кавычки (« ») не используются. Рекомендуется формулировать заголовок с помощью отглагольных существительных. Например:

или

В отдельных случаях заголовок может отвечать на вопрос «чего (кого)?». Например:

18. Реквизит «Отметка о контроле» обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения. Основанием для проставления «Отметки о контроле» является срок исполнения, указанный в резолюции или установленный путем анализа .содержания документа. Отметка о контроле проставляется от руки (буква К) или штампом (КОНТРОЛЬ).

19. «Текст» — реквизит, отражающий основное смысловое содержание документа. Тексты подразделяют на разделы, подразделы, пункты, подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов пишутся с прописной буквы (допускается их написание прописными буквами), подзаголовки - с прописной буквы. Точка (.) в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Разделы, подразделы, пункты, подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Номера разделов, подразделов, пунктов, подпунктов указывают с нового абзаца с красной строки. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

Текст документа, как правило, состоит из двух частей. Первая часть содержит аргументирующую информацию (цели, задачи, причины создания документа, факты, описание ситуаций, ссылки на нормативные документы). Во второй (заключительной) части излагают позицию автора (выводы, предложения, просьбы, рекомендации, решения, распоряжения и т.д.). Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только вторую (заключительную) часть.

Повторяемость управленческих ситуаций и действий приводит к необходимости периодического составления и оформления однотипных документов, что дает возможность унифицировать тексты управленческих документов. В основе унификации текстов лежит выявление типовых, повторяющихся ситуаций и решений.

Унификация текстов управленческих документов позволяет ускорить принятие управленческих решений и упростить процесс подготовки и оформления документов.

Текст унифицированных документов оформляют в виде: связного (типового) текста; трафарета; анкеты; таблицы; соединения форм (композиции в виде связного текста, анкет, таблиц).

Связный текст - это текст, содержание которого неизменно повторяется в ряде документов, что исключает выделение в нем постоянной и переменной информации. Связный текст применяется при составлении всех видов писем, правил, положений, уставов и т.д.

Трафарет - форма представления унифицированного текста, предполагающая разделение текстовой информации на постоянную (присущую всем документам данной группы) и переменную (индивидуальную для каждого документа). Для фиксации переменной информации в трафаретном тексте оставляют пробелы.

Анкета - форма представления унифицированного текста, в котором дается характеристика одного переменного объекта по определенным постоянным признакам, параметрам, критериям. Форма анкеты применяется для изложения словесной или цифровой информации при описании одного объекта по определенному набору признаков. Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, а переменной - их конкретные характеристики. Перечень обобщенных признаков (постоянная информация) и пустые строки для заполнения их переменной информацией располагаются вертикально.

Таблица — форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков. Форма таблицы применяется при изложении числовой или текстовой информации о нескольких объектах по определенным постоянным признакам. Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный (графы) и горизонтальный (строки). Постоянная информация представлена в виде заголовков граф или строк. Графы таблицы должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чем на одной странице, на последующих страницах указываются номера граф. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф используются только общепринятые сокращения и условные обозначения.

Соединение форм представления унифицированного текста представляет собой сочетание связного текста с таблицей или анкетой.

20. Реквизит «Отметка о наличии приложения» располагается под текстом (ниже на одну-две строки), фиксируется от границы левого поля и оформляется несколькими способами.

Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет вид:

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, дается его наименование, дата и регистрационный номер (ссылка на ОРД) с указанием количества листов и количества экземпляров. Например:

Если документ имеет несколько приложений, не названных в тексте, дается наименование, дата и регистрационный номер (ссылка на ОРД) с указанием количества листов и количества экземпляров каждого приложения. В этом случае приложения должны быть пронумерованы арабскими цифрами (без знака №). Например:

Если документ имеет несколько приложений, названных в тексте, дается краткое наименование каждого приложения. Приложения должны быть пронумерованы арабскими цифрами (без знака №). Например:

Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:

Если приложения к документу переплетены или сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет. Например:

или

Если документ направляется в несколько адресов, а приложение только в один адрес, то отметка о наличии приложения имеет вид:

Существует несколько видов приложений к ОРД:

  • приложения к распорядительным документам, утверждаемые или вводимые ими в действие;
  • приложения, уточняющие или дополняющие основной документ;
  • приложения, направляемые с сопроводительным письмом.

На первом листе каждого прилагаемого документа в правом верхнем углу указывают:

Если приложений несколько, то их нумеруют арабскими цифрами без знаков препинания и без обозначения номера. При необходимости в правом верхнем углу прилагаемого документа дают ссылку на основной документ. Например:

Все приложения, являющиеся организационно-распорядительными документами, должны быть подписаны.

21. Должностные лица подписывают документы (принимают решения и несут за них ответственность) по вопросам, входящим в их (должностных лиц) компетенцию и в рамках делегированных им полномочий. В состав реквизита «Подпись» входят наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Реквизит «Подпись» располагается под текстом (ниже на одну-две строки) или под отметкой о наличии приложения (ниже на одну-две строки). Наименование должности фиксируется от границы левого поля. Сокращения слов не допускаются. Например, если документ оформлен на бланке:

или, если документ оформлен не на бланке:

Если наименование должности включает в себя более двух слов, его оформляют в несколько строк, длиной не более 73 мм. Расшифровка подписи указывается на последней строке наименования должности. Например:

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов и фамилии. Не допускается ставить предлог За, надпись от руки Зам. или косую черту (/) перед наименованием должности.

Должностные лица подписывают подлинники документов.

Под документом указывается одна подпись. Исключение составляют: акт, протокол, договор, письмо гарантийное, письмо коллективное, доверенность на совершение финансово-хозяйственных операций.

При подписании документа несколькими должностными лицами организации их подписи располагают одну под другой в соответствии с должностными рангами. Например:

При подписании документа несколькими лицами одного ранга их подписи располагают на одном уровне. Например:

22, 23. Согласование - предварительная оценка содержания и оформления документа.

Существует две формы согласования: согласование внешнее, т.е. предварительная оценка специалистов сторонних организаций. Внешнее согласование оформляется грифом согласования (реквизит 22); согласование внутреннее (визирование), т.е. предварительная оценка специалистов организации-автора (реквизит 23).

Внешнее согласование (реквизит 22) оформляется двумя способами:

  • путем проставления личной подписи должностного лица;
  • путем издания распорядительного документа.

При согласовании документа должностным лицом гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек, без двоеточия), наименования должности лица, согласовавшего документ, его личной подписи, инициалов и фамилии (расшифровки подписи), даты согласования. Дату согласования вписывают от руки после проставления личной подписи. Например:

Если согласование осуществляют организационно-распорядительным документом (письмом, решением, актом, протоколом и др.), гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек, без двоеточия) и наименования вида документа в именительном падеже, его даты и номера, т.е. ссылки на ОРД. Например:

23. «Визы согласования документа» (визы) - реквизит, включающий в себя личную подпись специалиста и дату оценки документа. При необходимости указывают должность и расшифровку подписи визирующего.

При наличии у визирующего замечаний или возражений по содержанию документа виза включает в себя указание на это. Например:

или

Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письмо).

Допускается оформлять визы на оборотной стороне последнего листа документа (распорядительный документ, единственный экземпляр письма, отправляемого по факсу) или на отдельном листе согласования. На листе согласования указывают наименование, автора, дату и номер согласованного документа.

Предварительная оценка содержания документа специалистами необходима руководителю для принятия единственно верного управленческого решения. Право руководителя - принять во внимание мнение специалистов и вернуть проект документа на доработку или взять на себя ответственность и подписать документ.

Последовательность сбора виз: исполнитель (автор текста), его руководитель, руководители структурных подразделений, к деятельности которых содержание документа имеет отношение, заместитель руководителя организации, в чьем подчинении находится структурное подразделение исполнителя, другие заместители руководителя организации. Порядок визирования представлен на рис. 1.

Рис. 1. Схема порядка визирования документов

24. Реквизит «Печать». Воспроизведение на печати Государственного герба Российской Федерации свидетельствует о принадлежности организации к органам государственной власти или государственного управления и регламентируется положением «О Государственном гербе Российской Федерации».

Частная коммерческая структура воспроизводить Государственный герб на своих печатях не имеет права.

Герб субъекта Российской Федерации размещается на печатях органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Использование герба регламентируется соответствующими нормативными актами (законами, уставами, конституциями и т.д.) субъектов Федерации.

Частная коммерческая структура воспроизводить герб субъекта Федерации на своих печатях не имеет права.

Печать организации, не имеющей права изображать государственную символику, должна включать в себя наименование организации. Допускается изображение на печати эмблемы организации (реквизит 03).

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах и проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и часть личной подписи. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

Примерный перечень документов, на которые ставится печать, дан в приложении.

25. Реквизит «Отметка о заверении копии».

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Должностные лица копии документов не подписывают. Для придания копии юридической силы оформляется «Отметка о заверении копии».

Состав реквизита: надпись Верно, проставляемая от границы левого поля от руки или специальным штампом, должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи, дата заверения. Например:

Если копия направляется в стороннюю организацию, отметка о заверении копии должна включать в себя оттиск печати, поставленный в соответствии с правилами оформления реквизита 24. Печати ставятся на копии документов (включая ксерокопии) для удостоверения их соответствия подлинникам.

Любая организация вправе заверить копии только тех документов, автором которых она является. Исключение составляют нотариальные конторы и архивные учреждения.

26. Реквизит «Отметка об исполнителе» проставляется от границы левого поля в нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа и включает в себя фамилию (или фамилию, имя, отчество) автора текста и номер его служебного телефона8. Допускается указывать номер факса. Например:

или

или

27. Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» включает в себя ссылку на дату и регистрационный номер документа, свидетельствующего об исполнении или краткие сведения о бездокументном исполнении, слова В дело, номер дела, в котором будет храниться документ, дату решения вопроса и личную подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ. Например:

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело фиксируется от границы левого поля в нижнем углу лицевой стороны первого или последнего листа документа.

28. Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию» проставляется в середине нижней части лицевой стороны первого листа документа от руки или специальным штампом. В оттиск штампа может быть включено наименование организации, получившей документ.

Реквизит всегда включает в себя дату поступления и порядковый регистрационный номер в том случае, если документ будет зарегистрирован. Например:

29. Реквизит «Отметка для автоматического поиска документа» проставляется в момент оформления документа. Включает в себя данные, необходимые для оперативного поиска информации (диск, каталог, имя файла и т.п.).

Если документ оформлен на двух и более листах, они должны быть пронумерованы арабскими цифрами в середине верхнего поля, начиная со второго листа с цифры 2.

1В реквизите «Дата документа» обозначения «год», «года», «г.» не проставляются.

2 Текст, набранный курсивом, в документах оформляется от руки.

3 Перед наименованием Москва и Санкт-Петербург обозначение «г.» не ставится.

4 Коммерческая тайна.

5 Не допускается использовать изменение по падежам и предлоги. Нельзя: «В фирму «Заря»» или «Фирме «Заря»».

6 Не допускается использовать изменение по падежам и предлоги. Нельзя: «В отдел сбыта» или «Отделу сбыта».

7 Реквизит «Заголовок к тексту» в документе должен быть всегда.

8 Слово Исполнитель, отметка Исп., инициалы исполнителя не указываются.



Смотрите также:


  Реклама:
  Copyright © EkDel.ru