Делопроизводство Экономика

 
     
Главная страница
Введение
Оформление организационно-распорядительных документов
Оформление видов организационно-распорядительных документов
Организация документооборота. Документопотоки
Регистрация и контроль исполнения документов
Краткая характеристика систем электронного документооборота
Систематизация документов и подготовка дел к передаче на хранение в государственные архивы
Персональный компьютер в работе секретаря-референта
Приложения


Реклама:
Грамотно оформить кредитную линию можно у кредитного брокера Проффинанс

Систематизация документов и подготовка дел к передаче на хранение в государственные архивы

Экспертиза ценности документов

Систематизация документов и подготовка дел к передаче на хранение в государственные архивы

Сведения итоговой записи о количестве заведенных дел лежат в основе проведения экспертизы ценности документов. Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) организации. Примерное положение об экспертной комиссии дано в приложении. Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения документов должна проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании номенклатуры дел с обязательным полистным просмотром дел. При полистном просмотре подлежат изъятию дублирующие экземпляры, черновики, неоформленные копии документов и документы временного (до 10 лет включительно) хранения. По документам, сроки хранения которых не установлены государственным или отраслевыми перечнями, экспертная комиссия принимает самостоятельное решение.

В результате работы экспертной комиссии формируются четыре группы документов с различными сроками хранения:

  • подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;
  • подлежащие временному (свыше 10 лет) хранению в ведомственном архиве (документы по личному составу);
  • подлежащие временному (до 10 лет включительно) хранению;
  • подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

По результатам экспертизы составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (приложение). В акт об уничтожении включаются дела, срок хранения которых истек к 01 января того года, в котором составлен акт. При определении срока хранения значение имеет только год заведения дела, месяц во внимание не принимается. (Дело «Переписка...», заведенное в январе 1999 года и дело «Переписка ...», заведенное в декабре 1999 года должны быть уничтожены в 2003 году).

Уничтожать документы без составления актов о выделении документов к уничтожению категорически запрещается.

1 Название Перечня с указанием сроков хранения документов и его выходные данные. Действует Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. М., 1989.



Смотрите также:


  Реклама:
  Copyright © EkDel.ru