Делопроизводство Экономика

 
     
Главная страница
Введение
Оформление организационно-распорядительных документов
Оформление видов организационно-распорядительных документов
Организация документооборота. Документопотоки
Регистрация и контроль исполнения документов
Краткая характеристика систем электронного документооборота
Систематизация документов и подготовка дел к передаче на хранение в государственные архивы
Персональный компьютер в работе секретаря-референта
Приложения


Реклама:

Систематизация документов и подготовка дел к передаче на хранение в государственные архивы

Подготовка дел к передаче на хранение в государственные архивы

Систематизация документов и подготовка дел к передаче на хранение в государственные архивы

Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу должны храниться в службе ДОУ или в архиве организации в течение трех лет, после чего они подлежат передаче на государственное хранение.

Распоряжением мэра Москвы от 19.10.93 № 595-РМ установлен размер штрафных санкций, налагаемых объединением «Мосгорархив» за нарушение действующего законодательства по архивному делу: 70 минимальных окладов — за утрату (гибель, незаконное уничтожение) дел постоянного и долговременного хранения (в том числе по личному составу), 35 — за отказ от передачи на государственное хранение, 28 — за несоблюдение сроков упорядочения документов постоянного и долговременного сроков хранения, а также за немотивированный отказ в допуске представителей объединения «Мосгорархив» к проверке условий хранения архивных документов и состояния работы с ними.

В процессе подготовки дел для передачи на государственное архивное хранение необходимо:

  1. 1. Перегруппировать документы дела в хронологической последовательности (с 01.01.00 по 31.12.00), располагая документы в порядке прямой хронологии. Приложения от основных документов не отделяют.
  2. 2. Пронумеровать листы черным графитным карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами. В каждом томе — сквозная валовая нумерация листов. При нумерации листов необходимо иметь в виду следующее:
    • если лист формата A3 подшит за середину, он нумеруется как два листа, если он подшит за левое поле - как один лист;
    • на листах, представляющих собой чертеж, рисунок, фотографию, номер проставляется на обороте;
    • если в дело подшит конверт с вложениями, то последовательно нумеруются конверт, вложения, затем очередной лист дела.
  3. 3. Удалить канцелярские скрепки и скрепки степлера.
  4. 4. Составить заверительную надпись дела (приложение).
  5. 5. Составить для наиболее ценных дел внутреннюю опись документов дела (приложение).
  6. 6. Поместить документы в картонную обложку и прошить их в четыре прокола шпагатом (или переплести).
  7. 7. Внести необходимые уточнения в реквизиты обложки дела (приложение).

Взаимодействие государственных архивов с коммерческими структурами предполагается осуществлять на договорной основе.



Смотрите также:


  Реклама:
  Copyright © EkDel.ru