Делопроизводство Экономика

 
     
Главная страница
Введение
Оформление организационно-распорядительных документов
Оформление видов организационно-распорядительных документов
Организация документооборота. Документопотоки
Регистрация и контроль исполнения документов
Краткая характеристика систем электронного документооборота
Систематизация документов и подготовка дел к передаче на хранение в государственные архивы
Персональный компьютер в работе секретаря-референта
Приложения


Реклама:
ключи стим

Персональный компьютер в работе секретаря-референта

Работа с документами

Персональный компьютер в работе секретаря-референта

Установка параметров страницы

Для установки параметров страницы следует выполнить команду Файл -Параметры страницы.... Во вкладке Поля диалогового окна Параметры страницы (рис. 13) устанавливаются поля документа, их взаимное расположение и при необходимости размер и положение переплета. Во вкладке Размер бумаги при необходимости можно установить размер страницы отличный от формата А4.

Рис. 13. Вкладка Поля диалогового окна Параметры страницы

Ввод текста

Текст вводится в том месте, где в данный момент находится курсор.

Обычно текст вводят, начиная от левого поля страницы. При желании текст можно вводить в любом месте страницы. Для этого следует мышью подвести курсор и дважды щелкнуть левой кнопкой мыши.

Перемещать курсор по документу можно с помощью мыши. Для этого следует подвести курсор к требуемой позиции в тексте и один раз щелкнуть левой кнопкой мыши.

При вводе текста следует придерживаться следующих правил и рекомендаций.

  • Не следует использовать клавишу [Enter] для перехода к новой строке. Переход на новую строку производится автоматически.
  • Клавишу [Enter] следует нажимать для перехода к новому абзацу или вставки пустой строки.
  • Не следует расставлять переносы в словах с использованием клавиши [-]. Расстановка переносов производится автоматически.
  • Не следует использовать клавишу [Enter] для перехода к новой странице. Переход на новую страницу производится автоматически.
  • Не следует использовать клавишу [Tab] или [Spacebar] для получения красной строки или выравнивания текста по ширине страницы.
  • Знаки препинания . , в русской раскладке на клавиатуре часто не обозначены. Знак . в русской раскладке вводится клавишей, расположенной слева от правой клавиши [Shift]. Знак , в русской раскладке вводится этой же клавишей, но при нажатой клавише [Shift].
  • Знак препинания : в русской раскладке вводится клавишей с цифрой 6 на основной клавиатуре при нажатой клавише [Shift].
  • Знак препинания ; в русской раскладке вводится клавишей с цифрой 4 на основной клавиатуре при нажатой клавише [Shift].
  • Знак препинания ? в русской раскладке вводится клавишей с цифрой 7 на основной клавиатуре при нажатой клавише [Shift].
  • Знак препинания ! в русской раскладке вводится клавишей с цифрой 1 на основной клавиатуре при нажатой клавише [Shift].
  • Знак № в русской раскладке вводится клавишей с цифрой 3 на основной клавиатуре при нажатой клавише [Shift].
  • Знак $ в английской раскладке вводится клавишей с цифрой 4 на основной клавиатуре при нажатой клавише [Shift].
  • Знаки препинания . , : ; ! ? пишутся слитно со словом, за которым следуют.
  • После знаков препинания . , : ; ! ? ставится пробел.
  • Перед знаками « " ( [ { ставится пробел. Следующее за этими знаками слово пишется без пробела.
  • Знаки » " ) ] } пишутся слитно со словом, за которым следуют. После этих знаков ставится пробел, за исключением тех случаев, когда ставятся знаки препинания, которые пишутся слитно со словом, за которым следуют.
  • Знак дефиса - пишется слитно с предшествующей и последующей частями слова.
  • Знак тире — вводится той же клавишей клавиатуры, что и дефис, но перед знаком и после знака обязательно ставится пробел.
  • Рекомендуется вводить текст шрифтом одного вида и размера. Все оформление документа производят после ввода текста.

Для вставки символа, отсутствующего на клавиатуре, следует выполнить команду Вставка - Символ.... В диалоговом окне Символ следует выбрать символ, нажать кнопку Вставить, после чего нажать кнопку Закрыть или клавишу [Esc].

В документ можно вставить текущую дату и время. Для этого следует выполнить команду Вставка - Дата и время.... В диалоговом окне Дата и время (рис. 14) следует выбрать формат даты (времени) и язык, после чего нажать кнопку ОК.

Рис. 14. Диалоговое окно Дата и время

Если в диалоговом окне поставить отметку против команды Обновлять автоматически, дата и время будут автоматически обновляться каждый раз при открытии файла или его печати.

Для простановки нумерации страниц документа следует выполнить команду Вставка - Номера страниц.... В диалоговом окне Номера страниц (рис. 15) выбрать расположение нумерации и нажать кнопку ОК.

Рис. 15. Диалоговое окно Номера страниц

Перемещение курсора по документу

Перемещать курсор по документу можно с помощью мыши. Для этого следует подвести курсор к требуемой позиции в тексте и один раз щелкнуть левой кнопкой мыши.

Перемещение курсора можно производить клавишами клавиатуры:

  • клавиши , перемещают курсор на один символ влево или вправо соответственно;
  • клавиши , перемещают курсор на одну строку вниз или вверх соответственно;
  • клавиши [Home] и [End] перемещают курсор в начало или в конец строки соответственно;
  • клавиши [PageDown] и [PageUp] перемещают курсор на один экран вниз или вверх соответственно;
  • комбинации клавиш [Ctrl] + или [Ctrl] + перемещают курсор на одно слово влево или вправо соответственно;
  • комбинации клавиш [Ctrl] + или [Ctrl] + перемещают курсор на один абзац вверх или вниз соответственно;
  • комбинации клавиш [Ctrl] + [PageDown] или [Ctrl] + [PageUp] перемещают курсор на одну страницу вверх или вниз соответственно;
  • комбинации клавиш [Ctrl] + [Home] или [Ctrl] + [End] перемещают курсор к первому или последнему символу документа соответственно.

Редактирование текста документа

Для удаления символа справа от курсора используется клавиша [Delete]. Для удаления символа слева от курсора используется клавиша [Backspace].

Для разделения абзаца необходимо поставить курсор в место разделения и нажать клавишу [Enter]|.

Для присоединения к абзацу нижерасположенного абзаца следует поставить курсор в конец абзаца и нажать клавишу [Delete]. При необходимости добавить пробел.

Для присоединения абзаца к вышерасположенному абзацу - поставить курсор в начало абзаца и нажать клавишу [Backspace]. Если присоединяемый абзац оформлен с абзацным отступом (с красной строки), клавишу [Backspace] нажать два раза. При необходимости добавить пробел.

Для вставки пустой строки (пустого абзаца) необходимо поставить курсор в начало строки и нажать клавишу [Enter].

Проверка правописания в документе

Обычно правописание (орфография и грамматика) в документе проверяются автоматически. Проверка орфографии производится сравнением введенных слов со встроенным словарем MS Word 2000. Если слово отсутствует в словаре, оно будет подчеркнуто красной волнистой линией. Поэтому, помимо действительных ошибок и опечаток, выделяются также правильно введенные слова, незнакомые MS Word 2000. Это могут быть названия организаций, фамилии и т. п. Предложения с грамматическими и стилистическими ошибками подчеркиваются зеленой волнистой линией.

Для исправления ошибок и опечаток следует щелкнуть по слову с опечаткой правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выбрать правильный вариант написания слова. Если в контекстном меню нет вариантов правильного написания, исправить слово следует ручным вводом с клавиатуры. Если же слово введено правильно, в контекстном меню следует выбрать команду Добавить.

Грамматические ошибки, как правило, приходится исправлять ручным вводом с клавиатуры.

Для проверки правописания во всем документе необходимо выполнить одно из следующих действий:

  • нажать клавишу клавиатуры [F7];
  • нажать кнопку Правописание на панели инструментов Стандартная;
  • выполнить команду Сервис- Правописание....

В диалоговом окне Проверка правописания выбираются правильные варианты написания слов или исправляются ошибки и опечатки ручным вводом с клавиатуры в верхней части диалогового окна, после чего нажимается кнопка Изменить.

Язык документа и, соответственно, язык проверки правописания MS Word 2000, как правило, выбирает автоматически в зависимости от раскладки клавиатуры. В случае ошибочного автоматического определения языка следует выбрать язык самостоятельно. Для этого требуется выполнить команду Сервис - Язык - Выбрать язык..., в диалоговом окне Язык (рис. 16), выбрать желаемый язык и нажать кнопку ОК.

Рис. 16. Диалоговое окно Язык

Расстановка переносов устанавливается для всего документа. Для этого необходимо выполнить команду Сервис -Язык - Расстановка переносов, в диалоговом окне Расстановка переносов поставить отметку против команды Автоматическая расстановка переносов и нажать кнопку ОК.

Действия с фрагментами текста документа

Все действия по оформлению документа: копирование, перемещение, удаление фрагментов документа - производятся с выделенными фрагментами текста. Одновременно может быть выделен один неразрывный фрагмент текста. При выделении фрагмента текста цвета шрифта и фона меняются на негативные цвета.

При выделении текста следует придерживаться следующих правил и рекомендаций.

  • Выделение одной строки - поставить курсор слева от строки и один раз щелкнуть левой кнопкой мыши.
  • Выделение одного слова - поставить курсор на слово и два раза щелкнуть левой кнопкой мыши.
  • Выделение нескольких строк - поставить курсор слева от строки, нажать на левую кнопку мыши и, не отпуская ее, распространять выделение на другие строки.
  • Выделение нескольких слов - поставить курсор на слово, нажать на левую кнопку мыши и, не отпуская ее, распространять выделение на другие слова.
  • Выделение одного абзаца - поставить курсор слева от абзаца и два раза щелкнуть левой кнопкой мыши или поставить курсор на абзац и три раза щелкнуть левой кнопкой мыши.
  • Выделение одного предложения - поставить курсор на предложение и один раз щелкнуть левой кнопкой мыши при нажатой клавише [Ctrl].
  • Выделение всего документа - поставить курсор в левом поле и три раза щелкнуть левой кнопкой мыши или поставить курсор в левом поле и один.раз щелкнуть левой кнопкой мыши при нажатой клавише [Ctrl].
  • Выделение произвольного прямоугольного фрагмента текста - поставить курсор к началу области выделения, нажать и не отпускать клавишу [Alt], нажать на левую кнопку мыши и, не отпуская ее, распространять выделение.

Выделение фрагментов текста можно также производить перемещением курсора клавишами клавиатуры при нажатой клавише [Shift].

Для того чтобы снять выделение фрагмента текста, следует один раз щелкнуть левой кнопкой мыши в правом поле документа.

Выделенный фрагмент документа можно копировать в буфер. Для этого следует выполнить одно из следующих действий:

  • нажать кнопку Копировать панели инструментов Стандартная;
  • нажать комбинацию клавиш [Ctrl] + [Insert];
  • щелкнуть правой кнопкой мыши и в контекстном меню выполнить команду Копировать;
  • выполнить команду Правка - Копировать.

Выделенный фрагмент документа можно вырезать в буфер. Для этого следует выполнить одно из следующих действий:

  • нажать кнопку Вырезать панели инструментов Стандартная;
  • нажать комбинацию клавиш [Shift] + {Delete];
  • щелкнуть правой кнопкой мыши и в контекстном меню выполнить команду Вырезать;
  • выполнить команду Правка - Вырезать.

Скопированный или вырезанный в буфер фрагмент можно вставить в любое место этого или другого документа. В буфере может находиться одновременно до 12 фрагментов. Если в буфере обмена находится более одного фрагмента, на экране появляется панель инструментов Буфер обмена. Панель инструментов может находиться в окне (рис. 17а) или вместе с другими панелями в верхней части окна MS Word (рис. 17б).

Рис. 17а. Панель инструментов Буфер обмена в окне документа

Рис. 17б. Панель инструментов Буфер обмена в верхней части окна MS Word 2000 (б)

Для вставки из буфера обмена единственного находящегося там фрагмента или последнего копированного фрагмента следует выполнить одно из следующих действий:

  • нажать кнопку Вставить панели инструментов Стандартная;
  • нажать комбинацию клавиш [Shift] + [Insert];
  • щелкнуть правой кнопкой мыши и в контекстном меню выполнить команду Вставить;
  • выполнить команду Правка - Вставить.
Для вставки из буфера обмена любого находящегося там фрагмента следует щелкнуть по его значку в панели инструментов Буфер обмена или открыть кнопку Элементы в панели инструментов Буфер обмена и выбрать значок вставляемого фрагмента.
При необходимости можно вставить сразу все фрагменты, находящиеся в буфере обмена. Для этого следует нажать кнопку Вставить все панели инструментов Буфер обмена.
Для очистки буфера обмена от содержимого следует нажать кнопку Очистить буфер обмена панели инструментов Буфер обмена.

Выделенный фрагмент документа можно удалить. Для этого следует выполнить одно из следующих действий:

  • нажать клавишу клавиатуры [Delete];
  • нажать клавишу клавиатуры [Backspace];
  • выполнить команду Правка - Очистить.

Отмена и повтор действий с документом

Все действия с документом, произведенные после его открытия, можно последовательно в обратном порядке отменить. Для этого следует выполнить одно из следующих действий:

  • нажать кнопку Отменить панели инструментов Стандартная;
  • вьполнить команду Правка - Отменить;
  • нажать комбинацию клавиш [Alt] + [Backspace].

Отмененные действия можно последовательно вернуть. Для этого следует выполнить одно из следующих действий:

  • нажать кнопку Вернуть панели инструментов Стандартная;
  • выполнить команду Правка - Вернуть;
  • нажать комбинацию клавиш [Alt] + [Shift] + [Backspace].

Для повторения последнего выполненного действия следует выполнить одно из следующих действий:

  • нажать клавишу [F4 ];
  • выполнить команду Правка - Повторить.



Смотрите также:


  Реклама:
  Copyright © EkDel.ru