Делопроизводство Экономика

 
     
Главная страница
Введение
Оформление организационно-распорядительных документов
Оформление видов организационно-распорядительных документов
Организация документооборота. Документопотоки
Регистрация и контроль исполнения документов
Краткая характеристика систем электронного документооборота
Систематизация документов и подготовка дел к передаче на хранение в государственные архивы
Персональный компьютер в работе секретаря-референта
Приложения


Реклама:
a fantastic read

Персональный компьютер в работе секретаря-референта

Создание бланка документа

Персональный компьютер в работе секретаря-референта

Оформление ОРД в MS Word 2000

Создание бланка документа

ГОСТ Р 6.30-97 требует строгого соблюдения полей страницы документа и расположения полей постоянных и переменных реквизитов.

До начала работы с документом следует выбрать размер бумаги и установить требуемые поля страницы документа. Для этого следует выполнить команду Файл - Параметры страницы... и во вкладках Размер бумаги и Поля диалогового окна Параметры страницы установить требуемые параметры.

После установки параметров страницы следует разметить расположение реквизитов документа. Разметка страницы создается с помощью вставки таблиц.

При разметке расположения реквизитов 01-12, 14-15, 17 на формате А4 углового бланка вставляется таблица из пяти строк и трех столбцов (рис. 30). После этого необходимо установить требуемые в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 размеры полей реквизитов.

Рис. 30. Разметка страницы для заполнения постоянных реквизитов углового бланка

Следует установить ширину столбца 1 - 7,3 см, ширину столбца 2 - 1,4 см, ширину столбца 3 - 7,8 см. Следует установить высоту строки 1 - Минимум 1,7 см, высоту строки 2 - Минимум 3,4 см, высоту строки 3 - Минимум 2,2 см, высоту строки 4 - Минимум 1,8 см, высоту строки 5 - Минимум 1,3 см. После создания таблицы следует снять обрамление границ таблицы.

Реквизит 01 (или 02, или 03) размещают в ячейке 1, реквизиты 04-08 размещают в ячейке 2, реквизиты 09-12 размещают в ячейке 3, реквизит 17 размещают в ячейке 4, реквизиты 14-15 размещают в ячейке 5. Остальные ячейки не заполняются.

При разметке расположения реквизитов 01-12, 14-15, 17 на формате А4 продольного бланка вставляется таблица из шести строк и трех столбцов (рис. 31). Следует установить ширину столбца 1 - 7,3 см, ширину столбца 2 - 1,4 см, ширину столбца 3 - 7,8 см. Следует установить высоту строки 1 - Минимум 1,7 см, высоту строки 2 - Минимум 2,0 см, высоту строки 3 - Минимум 1,0 см, высоту строки 4 - Минимум 1,2 см, высоту строки 5 - Минимум 1,8 см, высоту строки 6 - Минимум 1,3 см. Ячейки строк 1 и 2 необходимо объединить, следует объединить две ячейки столбца 3, а ячейки строки 3 необходимо объединить и разбить на три равные ячейки, как это показано на рис. 31.

Рис. 31. Разметка страницы для заполнения постоянных реквизитов продольного бланка

После создания таблицы следует снять обрамление границ таблицы.

Реквизит 01 (или 02, или 03) размещают в ячейке 1, реквизиты 04-08 размещают в ячейке 2, реквизиты 09, 10 размещают в ячейке 3, реквизит 12 размещают в ячейке 4, реквизит 11 размещают в ячейке 5, реквизиты 14-15 размещаются в ячейке 6, реквизит 17 размещается в ячейке 7. Остальные ячейки не заполняются.

Независимо от вида бланка реквизит текст (19) заполняется на странице ниже созданной таблицы.

Для размещения реквизита 201 следует после заполнения реквизита 19 вставить 1-2 пустых строки.

Для размещения реквизита 21 следует после заполнения реквизита 19 или 20 вставить 1-2 пустых строки, а затем вставить таблицу из трех столбцов и одной строки (рис. 32). Следует установить ширину столбца 1 - 7,3 см, ширину столбца 2 - 4,2 см, ширину столбца 3 - 5,0 см. После создания таблицы следует снять обрамление границ таблицы.

Рис. 32. Разметка страницы для размещения реквизита 21

В ячейке 1 размещают наименование должности, в ячейке 3 размещают расшифровку подписи. Ячейку 2 оставляют пустой.

Для размещения реквизита 21 при подписании документа несколькими лицами одного ранга следует после заполнения реквизита 19 или 20 вставить 1-2 пустых строки, а затем вставить таблицу из требуемого числа столбцов и одной строки. После создания таблицы следует снять обрамление границ таблицы.

Для размещения реквизита 26 необходимо вставить рамку надписи. Обрамление и заливку надписи следует удалить. Следует установить высоту надписи - 2 см, ширину - 7,3 см. Следует установить положение «надписи» по горизонтали - 0 см относительно Поля, по вертикали - 24 см относительно Поля; установить отметки Перемещать вместе с текстом, Установить привязку. Выбрать обтекание Сверху и снизу.

После разметки страницы можно приступать к вводу текста. Текст документа вводится в соответствии с правилами, указанными выше.

1 Заполняется при необходимости.



Смотрите также:


  Реклама:
  Copyright © EkDel.ru